Während diese Daten in der Zahnmedizin nicht spezifisch sind, glauben wir, die Häufigkeit von Zahn Betrug höher als kleines Unternehmen ist aufgrund der Art der Zahnmedizin im Vergleich zu anderen "kleinen" Unternehmen. Kleine Unternehmen haben in der Regel starke interne Kontrollen an Ort und Stelle, und sie trennen Job-Funktionen in einer Weise, dass der Zahnarztpraxis kann es nicht. Zum Beispiel, die meisten Unternehmen haben üblicherweise zwei Personen mit jeder Cash-Transaktion beteiligt. Die Bedeutung der Trennung der Funktionen ist, dass, um zwei Mitarbeiter zu stehlen, konspirieren müssen.
Kontrast dies zu einer Zahnarztpraxis, wo oft ein oder zwei Personen, die Verwaltung ausgeführt werden.
Diebstahl eine echte und wahrscheinlich ist Problem für Zahnarztpraxen
Gesundheitsversorgung Praktiker sind von Natur aus vertrauensvolle Seelen. Ein charakteristisches Merkmal eines professionellen ist, dass er oder sie ihre Patienten "Interesse über ihre eigenen stellt. Leider sind viele Zahnärzte nicht in der Lage zwischen der klinischen Umgebung zu unterscheiden, wo Reinheit der Motive zu erwarten ist, und die nicht-klinischen Elemente ihrer Praxis, wo vielleicht die Menschen in einer Basis Weise interagieren. Dementsprechend fehlt es viele Zahnärzte die Skepsis brauchten, um ihre Anfälligkeit für Betrug zu erkennen.
Während ein großer Teil der Literatur über Zahn Betrug bietet Plattitüden wie "sein, stärker in die geschäftlichen Aspekte Ihrer Praxis," wir erkennen, dass eine solche Beratung ist sowohl unpraktisch und wenig hilfreich.
in diesem Artikel Unsere Absicht ist es, Vorschläge zu liefern, dass jeder Zahnarzt ohne Schneiden seine klinischen Stunden in Hälfte umsetzen kann jede finanzielle Transaktion zu überprüfen.
Warum größte Mitarbeiter stehlen tun?
die Versuchung durch Gier, gewünschte Rache gegen den Arbeitgeber, gezahlt angetrieben weniger zu stehlen ist als der Mitarbeiter fühlt er oder sie ist es wert oder einfach nur lauter Aufregung. Das Bedürfnis nach Geld die dominante Motivator ist und durch unüberschaubare Schulden getrieben werden, ein Wunsch, jenseits der Mittel, Glücksspiel, Alkohol oder Drogenabhängigkeit zu leben.
Die Entscheidung, zu stehlen, tritt auf, wenn Ihr zuverlässiger Mitarbeiter eine Verschiebung in der Ethik hat. Die Forschung hat immer wieder gezeigt, dass schwere finanzielle Druck wird in der Regel ehrliche Menschen zwingen, ihre Werte zu überdenken. Wenn mit dem Verlust ihres Hauses konfrontiert, beginnen viele sonst ehrlichen Mitarbeiter die Schwächen Ihrer Verwaltung und messen die Erfolgswahrscheinlichkeit zu überprüfen. Es sei denn, sie glauben, dass Entdeckung wahrscheinlich ist, wird das motivierte Betrügers das Risiko eingehen und stehlen.
Warnschilder
Während es schwierig ist, die zu definieren "typischen Betrügers," die meisten Menschen, die stehlen wird angezeigt Warnsignale. Einige Beispiele sind:
Eine Erhöhung der Häufigkeit der Patientenbeschwerden über Abrechnungsfehler. Normalerweise sollte die meisten Fehler auf die Versicherung des Patienten zurückgeführt werden und nicht zum Zahnarzt.
Ein Mitarbeiter deutlich über ihre Verhältnisse leben. Unsere Erfahrung ist, dass dies offensichtlich werden für Personal, bevor es Ihnen tut.
Ein Bediensteter, der Urlaub verweigert. Der Dieb muss im Büro zu sein, Transaktionen zu verfolgen und Erklärungen für verdächtige Aktivitäten. Betrug wird oft entdeckt, wenn die Person Stehlen fehlt und andere Mitarbeiter auszufüllenden.
für die Mitarbeiter beobachten, die ständig hinter bleiben, um "bis zu beenden." Die Betrüger müssen "allein" Zeit zu verbringen, Transaktionen zu verfolgen und fälschen Einträge Abrechnung und Ledger . Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig Überstunden ohne ausreichenden Grund, sollten Sie untersuchen. Ironischerweise, während Sie diese Mitarbeiter denken gewidmet ist, wird er oder sie wirklich Ihr Geld zu stehlen.
Unregelmäßige oder störendes Verhalten im Büro. Aus verschiedenen Gründen sehen dies Ihre Mitarbeiter berichten können, aber nicht zu Ihnen. Andere Verhaltensweisen für Are Beschäftigung, Rückzug oder unangemessene Displays von Wut oder Frustration zu suchen. Extreme Stimmungsschwankungen sind häufig, wenn Schuld und Stress vorhanden sind
Diese Symptome bedeuten nicht unbedingt, dass die Mitarbeiter aus Ihrer Praxis ist Diebstahl. aber sie sollten Sie auf die Möglichkeit aufmerksam zu machen.
Wie sie es tun?
Die meisten Diebstahl beinhaltet Bargeld zu nehmen und dann zu verändern oder zu zerstören Aufzeichnungen, es zu verbergen. Einige der häufigsten verwendeten Methoden sind:
Rückdatierungen Barzahlungen es erscheinen zu lassen hat der Patient bereits für die Behandlung bezahlt,
andernfalls ungeplanten Termine in Tagesblättern zu betreten und das Geld steckte,
Anlegen eines Versicherungs- oder Kredit Kartenzahlung von einem Patienten auf das Konto eines anderen, die bar bezahlt,
Bargeld für die Zahlung Gefühl und dann die Forderung abschreiben so dass der Patient nicht delinquent erscheint,
löschen von Buch und Termineinträge Nachweis des Patienten zu entfernen besuchen.
Sobald der Betrüger unerkannt stiehlt, neigt der Betrug mit steigenden Mengen wiederholt werden. Dies beginnt ein Zyklus von Diebstahl, die Monate oder Jahre dauern kann, verletzt einen großen finanziellen Verlust und dem Zahnarzt Gefühl.
Zwölf positive Schritte, die Sie
können
Vorbeugende Maßnahmen wurden die gezeigt werden, effektivste und kostengünstigste Weg, um mit möglichen Betrug zu beschäftigen. Die folgenden Schritte werden dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit von Betrug zu verringern, und wenn Betrug auftritt, kann die Schwere zu verringern. Die Funktion dieser Schritte ist die administrative Kontrolle zu erhöhen und die Möglichkeit zu verringern, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, unentdeckt stibitzen können.
Sind alle Kontoauszüge und Mitteilungen direkt an Ihre Heimatadresse geschickt. Fordern Sie, dass alle stornierten Schecks zurückgegeben werden. Persönlich stornierten Schecks und Vermerke zu prüfen und die ungewöhnliche untersuchen. Weigern Sie sich Blankoschecks unterschreiben oder die Verwendung von Signatur Stempel auf Kontrollen ermöglichen.
Implementierung eines Computersystems. Praktisch jedes Computersystem, ordnungsgemäß umgesetzt wird, machen Betrug weniger wahrscheinlich.
Achten Sie darauf, dass niemand auf der Abrechnung ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht platziert werden können. Betrüger können fiktive (Teilzeit oder lässig) Mitarbeiter zu schaffen und die Schecks bezahlen zu halten.
Mit vornummerierten Schecks, Rechnungen und Quittungen, so dass Sie eine richtige Zahlenfolge zu prüfen haben. Wenn Sie einen Computer verwenden, um diese Elemente zu erzeugen, mit Ihrem Software-Anbieter, um sicherzustellen, dass die Beschränkungen und Revisionsfunktionen vorhanden sind.
Kraft Menschen jährlich Urlaub zu nehmen. Der Dieb muss nah am Geschehen zu bleiben und wider Zeit weg nehmen.
, um die Sicherheitsfunktionen Ihres Interacmachine implementieren. Das Personal sollte Geld an eine Kredit- oder Debitkarte zurückerstattet werden können, ohne Supervisor Genehmigung nicht. Drucken Sie die Interac Maschine Transaktionen pro Tag und persönlich überprüfen. Geld Erstattung der Interac Maschine ist schnell und einfach. In vielen Praxen sitzt der Interac Maschine an der Rezeption, wo die Besucher Geld auf ihr Konto in der Zeit zurückerstatten kann es Personal in den Waschraum zu gehen nimmt.
Konfigurieren Sie Ihre Software zu verwenden "Supervisor" und "restricted Ebene" Zugang. Eingeschränkter Zugriff Benutzer können nicht abschreiben oder löschen Transaktionen ohne Genehmigung. Personal an der Rezeption sollte NIE Supervisor-Level-Zugriff haben - Mitarbeiter sollten nicht in der Lage sein, Konten abschreiben oder aufschreiben, zu löschen Rechnungen oder Löschen von Terminen ohne Ihre Zustimmung. Fragen Sie Ihren Anbieter über die Sicherheitsmerkmale in Ihrer Software zu machen. Persönlich überprüfen Sie die tägliche Überwachungsprotokoll Benutzer zu identifizieren, die Anpassungen vorgenommen haben.
Implementieren getrennte Alarmzugangscodes für jeden Mitarbeiter, der Ihr Gebäude zugreift. Betrug erfordert oft nach Stunden Zugang, so dass Sie wissen sollten, wer kommt in nach Stunden.
Erstellen Sie separate Computer-Passwörter für jeden Mitarbeiter. Dies wird helfen bei der Identifizierung, die verdächtige Transaktionen eingetragen. Fragen Sie Ihren Lieferanten, um zu bestimmen, ob Sie "Tageszeit" Zugangskonten für Ihre Systeme haben können. Wir empfehlen Ihnen, Personal Zugang zu 30 Minuten vor und 30 Minuten nach der normalen geplanten Bürozeiten beschränken.
Wenn Sie Mitarbeiter einstellen, eine gründliche, skeptisch, Hintergrund zu überprüfen, auch für Mitarbeiter, die nicht im Umgang mit Geld beteiligt sein. Untersuchen Sie offensichtliche Lücken in der Arbeit der Geschichte, als unehrliche Menschen ihre Erfahrung bei der Präsentation selektiv sein kann. Bitten Sie jeden früheren Arbeitgeber für den Namen des vorherigen und nachfolgenden Arbeitgeber und die Tage der Beschäftigung und der Vereinbarkeit dieses gegen den Lebenslauf. Prüfen "sekundären" Referenzen wie den auf dem rsum aufgeführten gegenüber. Eine Bedingung der Einstellung sollte eine persönliche Bonitätsprüfung zu tun. Fragen Sie Ihre Bank Sie mit dieser Angelegenheit zu unterstützen. Suchen Sie nach einer Geschichte von unbezahlten Schulden und frühere Zivilurteile.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Versicherung außerhalb Kriminalität, Mitarbeiter Diebstahl und Computerbetrug abdeckt. Es wird nicht aufhören Diebstahl, aber es hilft, wenn Ihre vorbeugende Maßnahmen nicht funktionieren.
Jeden Monat persönlich den Computer Transaktionshistorie Bericht überprüfen. Dieser Bericht zeigt die Anzahl und Dollarbetrag jeder Transaktion für den Monat. Es beinhaltet Transaktionssummen für Kreditkarten, Bargeld, Schecks Patienten, Versicherungskontrolle, Abschreibungen, Rabatte, Anpassungen, Gebühr Umkehrungen, NSF Schecks und direkte Einzahlung. Jede Praxis werden verschiedene Transaktionstrends haben aber in der Regel etablierte die Trends in einem Betrug freien Training sollte konsistent sein.
Was ist, wenn Sie Betrug vermuten?
Wenn Sie Betrug vermuten, nicht konfrontieren die Mitarbeiter, rufen Sie nicht die Polizei und nehmen Sie keine Aktion gegen den Arbeitnehmer ohne den Rat eines Profis. Führen Sie die folgenden drei Schritte:
(i) Suchen Sie professionelle Beratung:
Wenn Sie Betrug sofort vermuten, dass ein Zahn Betrug Fachmann in Verbindung, die Ihr Anwalt und Buchhalter einbeziehen
(ii) Sperren von:.
Ab sofort umsetzen die entsprechenden Schritte in diesem Artikel empfohlen. Wenn Sie über ausreichend Personal verfügen, ihre Job-Funktionen ändern, so dass das Geld von einer anderen Person behandelt wird. Wenn Betrug auftritt und Sie diese Schritte zu implementieren, zu stehlen fortgesetzt schwierig sein wird,
(iii) Beweise zu sammeln.
Wenn festgestellt wird, dass ein Betrug war auftreten, fragen Sie Ihren Berater bei der Polizei zu beteiligen und wie das zu beenden Betrügers. Sobald Sie die Mitarbeiter alle Gebäudeschlösser, Alarmcodes und Computer-Passwörter ändern zu beenden.
Wenn Sie einen Computer-System verwenden, einen qualifizierten Techniker anrufen und ihnen eine Kopie Ihrer Festplatte machen und die ursprüngliche Festplatte entfernen Bedienung. Wenn Sie eine forensische Prüfung Ihres Computersystems zu tun haben, wird diese temporäre Dateien zu erhalten, die bei der Prüfung von Nutzen sein können. Wenn Sie die ursprüngliche Festplatte in Betrieb lassen, riskieren Sie diese Dateien überschrieben werden und vielleicht benötigten Informationen zu verlieren, oder mit der Mitarbeiter den Computer sabotieren Beweise zu vernichten.
Sobald Betrug wurde Ihrem Berater etabliert sollte führen und koordinieren die Untersuchung .
Bergungs
Ihre Verluste zu erholen, werden Sie eine Strafverfolgung und Recovery-Strategie benötigen. Ihr Anwalt kann Sie beraten, ob straf- oder Zivilverfahren wird der bevorzugte Weg sein. In einem Versuch, aus dem Streifen des menschlichen Anstands zu profitieren, bieten einige Täter Restitution im Austausch für eine Vereinbarung zu treffen nicht Rechtsmittel zu suchen. Obwohl Sie zu akzeptieren, sich versucht fühlen können, müssen Sie diese Vorgehensweise nur auf der Grundlage der Rechtsberatung.
Schlussgedanken
Die Anfälligkeit für Betrug eindeutig ein Problem für Zahnarztpraxen ist. Wir vermuten, dass so gut wie jeder Leser dieses Artikels wird ein Zahnarzt wissen, wer Opfer ist. Dies ist die Spitze des Eisbergs, denn es gibt viele Betrügereien, die unentdeckt und viele mehr gehen, dass die aus verschiedenen Gründen nicht öffentlich gemacht. Die gute Nachricht ist, dass praktisch kann jeder Zahnarzt seine oder ihre Verwundbarkeit zu verringern, indem sie einige grundlegende Schritte.
David Harris, BComm, MBA, CMA, FICB, CD, CSC, TEP und William Hiltz, BSc, MBA, CET sind Senior Berater mit Harris Beattie MacLennan & amp; Company, ein in Halifax-basierte Zahnberatungsfirma, die leider in vielen Fällen der Zahnarztpraxis Betrug konsultiert wurden.