Zum Glück gibt es nur zwei Dinge, die schief gehen kann mit den gespeicherten Daten in Computersystemen: Entweder 1) etwas unglückliche geschieht und die richtigen Leute können es nicht richtig zugreifen, oder 2) etwas noch unglücklicher geschieht und die falschen Leute darauf zugreifen können. Leider sind die meisten Zahnarztpraxen genug tun, um keine dieser Eventualitäten zu verhindern.
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Die wichtigste Sache, die, dass die elektronische Aufzeichnungen getan werden kann, um sicherzustellen, sind nicht verloren ist, sie zu sichern. Einige Büros beschäftigen mehrere Backup-Prozesse, um sicherzustellen, wenn einer ausfällt sie haben eine Sicherung (für die Sicherung). Es ist nichts falsch mit einem angemessenen Maß an Paranoia, wenn es den Datenschutz kommt. Ein umfassendes Backup-Szenario müssen vier Voraussetzungen erfüllen:
1) Ausreichende Frequenz: Eine Routine oder geplante Sicherung sollte mindestens einmal täglich (oder jede Nacht auftreten) und sollte als wöchentlich kaum überschrieben. Einige Ämter wird bei einer Sicherung auf halbem Weg durch den Tag als auch. Darüber hinaus ist es wichtig, Backups zu halten, die Daten gehen zurück mehrere Tage darstellen, und nicht nur der Tag /Nacht vor. Oft ist es wichtig in der Lage sein, Daten wiederherstellen, die als am Vortag älter ist. Idealerweise werden wöchentliche oder monatliche Backups für längere Zeiträume gespeichert
2) Eine angemessene physikalische Trennung. Die Backup-Daten sollte an einem Ort aufbewahrt werden, die wahrscheinlich nicht von einer Katastrophe betroffen sein, die die Produktionsdaten am Standort Gehäuse auftritt. Ereignisse wie Brände, Überschwemmungen und Diebstahl, die nicht auch die Backup-Daten auswirken
3) Geeignete Datenquelle könnte das Büro auswirken sollte. Alle wichtigen Daten müssen Teil des Backup-Sets zu sein. Einige Backup-Programme sind auf Backup-Dateien nicht in der Lage, die in Gebrauch sind, und wenn Anwendungen am Ende des Tages offen gelassen werden, kann es zu Backup der Daten, die innerhalb sie unmöglich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Backup der Daten enthält, die Sie benötigen
4) Ausreichende Protokollierung und Wiederherstellung prüfen:. Es ist sehr häufig für die Nutzer zu entdecken, obwohl sie glaubten, ihre Daten gesichert wurde, war es eigentlich nicht. Hardwarefehler, Konfiguration und Software-Änderungen und Medien Probleme sind häufige Gründe, dass Backup-Systeme aufhören zu arbeiten.
Lassen Sie uns einige gemeinsame Backup-Geräte aussehen
Bandsicherungs-DAT und Travan-Bänder sind die am häufigsten Backup-Medien in der Zahnarztpraxis heute. DAT-Laufwerke sind viel teurer, aber sind zuverlässiger und wesentlich länger dauern. Die tatsächliche DAT Medien umgekehrt weniger teuer als die Travan Medien. Die Schwierigkeit bei dieser Art der Sicherung ist, dass die Bänder und Laufwerke schließlich ab, und sie sind relativ langsam zu sichern. Jedoch gibt es drei wichtige Gründe, die Bänder verwendet werden, am häufigsten: sie eine sehr große Menge an Daten halten können, können sie täglich gedreht werden, und die Bänder sind relativ zuverlässig
CD /DVD-Brenner-CDs und DVD-Medien sind. leicht verfügbar, preiswert, einfach zu bedienen, und nützlich für eine Vielzahl von Gründen. Viele Büros erfolgreich wiederbeschreibbaren CDs (CD-RW) verwenden, um tägliche Backups. einen Schreib einmalige CDR Mit Hilfe eines zusätzlichen monatlichen oder wöchentlichen Backup zu tun, die auf unbestimmte Zeit gehalten wird, ist eine großartige Idee. Leider halten diese Geräte nicht sehr viele Daten, und nicht in Situationen eingesetzt werden kann, wo alles andere als die grundlegendsten Daten müssen gespeichert werden.
Verschiedene magnetische Medien-Zip, Jazz und sogar können Disketten verwendet werden, um zu speichern, sehr kleine Datenmengen. Obwohl sie viel langsamer als Strom CDRW- Geräte sind, sind sie in der Regel sehr zuverlässig und einfach zu bedienen. Die Vorteile und Grenzen der CD-Medien gelten, mit Ausnahme zu diesen Produkten, dass die magnetischen Daten mit der Zeit verblassen schneller.
Wechselfestplatten-externe USB-Laufwerke oder Wechsel IDE- oder SCSI-Festplatten bieten eine sehr schnelle Methode zur Unterstützung up große Datenmengen. Leider ist eine Festplatte eines der am ehesten die Dinge in einem Computersystem und Wechseldatenträger zum Scheitern verurteilt sind daher als Bänder als weniger zuverlässig. Ein zusätzliches Problem ist, dass die meisten Büros dieser Ansatz einen einzigen Wechsellaufwerk verwendet haben, die jedes Mal benutzt wird, und sind daher ohne eine sequentielle tägliche Sicherung mit der Fähigkeit, ältere Daten wiederherzustellen.
Replikation-Large Praktiken manchmal Backup-Server verfügen, die in dem Fall zur Verfügung, dass etwas geschieht mit dem Hauptserver. Es ist auch üblich, ein Zahn Server entweder mit Hardware oder Software-Mechanismen gebaut werden Daten von einer Festplatte auf eine andere auf einer kontinuierlichen Basis zu wiederholen. Diese Systeme können oft eine Praxis, die Frustration ist offline speichern, aber wenn Datensätze gelöscht werden, werden sie von der Replik zur gleichen Zeit gelöscht. Replikationsprozesse sind deshalb kein Ersatz für eine tägliche Sicherung auf ein anderes Medium.
Computer, um eine Kopie der Daten vom Server auf einem anderen Arbeitsplatz im Büro Computer-Speichern ist eine gute Möglichkeit, diese Daten zu gewährleisten, wird in schnell verfügbar sein die bei einem Serverausfall. Einfach Ändern von Einträgen einige Pfad das Büro mit den Daten auf einem anderen Rechner weiterarbeiten lassen können. Die beiden Hauptprobleme bei dieser Art der Sicherung sind, dass die Daten im Büro bleibt, und setzt sich auf Vorrichtungen, die so häufig sind wie die Hauptdaten beschädigt oder gestohlen werden, und es kann nicht ein Weg sein, um ältere Daten abzurufen. Eine rotierende Folge von Sicherungen auf verschiedenen Computern im Büro können Teil dieses Problem zu beheben.
Offsite-Backup-Daten übertragen über Telefonleitungen oder eine Internet-Verbindung zu einem Remote-Backup-Funktion wird oft als "Offsite-Backup" genannt. Natürlich sollten alle Sicherungen "Offsite", wobei jedoch eine Datenverbindung zu bewegen es gibt es eine ausgezeichnete Idee schnell bewegt werden. Kleine Mengen von Daten, wie zB Praxis-Management-Software-Daten können auf diese Weise leicht gespeichert werden. Wenn Sie erhebliche Mengen an Informationen in einem Offsite Backup-Anlage speichern, auch daran denken, dass Sie diese Daten zurück an einem gewissen Punkt müssen kann. Einige Einrichtungen können die Daten in verschiedenen Formaten Kurier oder Rückkehr sogar einen Computer zu Ihnen mit den erforderlichen Anwendungen bereit, mit Ihren Daten ausführen zu können.
Vergewissern Sie sich, dass die Sicherungen und Sicherungsprotokolle werden regelmäßig überprüft. Es ist eine besonders gute Idee, eine Testdatei in den Backup-Prozess zu umfassen, die Sie gelegentlich zu löschen und dann aus dem Sicherungssatz abgerufen werden.
Training
Benutzerfehler ist die häufigste Ursache für Daten Verlust in jedem System. Alle Mitarbeiter müssen geschult werden auf der Praxis-Management-Software, die Imaging-Software und auf die richtige Anwendung und Funktion des Computersystems. Fehler passieren, aber katastrophale diejenigen sind weniger häufig in Büros, die eine Priorität auf das Verständnis und die korrekte Verwendung der Computer und Software setzen. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was als "sichere Praktiken" in Bezug auf die Internet-Nutzung, E-Mails und Virenschutz.
Firewalls
Die meisten Zahnarztpraxen haben eine Verbindung zum Internet von einigen Art. Diese Verbindung kann potenziell ein "Hacker" erlauben das Büro und seine Daten aus dem Internet zuzugreifen. A 'Firewall' ist ein Hardware- oder Software-Mechanismus, der die unerwünschten Verbindungen verhindert. Es ist in der Regel sicherer, ein Hardware-Gerät zu verwenden, da es weniger wahrscheinlich ist oder deaktiviert werden ausgeschaltet. Hardware-Firewalls sind verfügbar unter unter 100 $ zu starten.
Anti-Virus-Schutz
Computerviren waren einmal ein gemeinsamer Weg für Systeme permanent Daten verloren gehen. Heute, da die meisten Viren werden geschrieben Funktionen auszuführen, die ein wenig mehr "kreative" sind als nur Löschen von Daten, und weil zum Entfernen von Viren-Programme und Techniken besser sind, ist es selten, dass Daten, die tatsächlich aufgrund einer Virusinfektion verloren. Es ist viel wahrscheinlicher, dass ein Virus führt zu "nur" Ausfallzeiten und teure Entfernung von Viren-Unternehmen. Ein Szenario, das heute üblicher ist, dass die Infektion eines Virus in den Zugriff auf Ihre Daten, die von anderen Parteien zur Folge hat. Einige Viren erlauben externe Benutzer zu Ihrem System zu verbinden, und einige übertragen Ihre Dokumente oder E-Mails vorherigen an Dritte. Offensichtlich entweder Szenario ist verheerend für eine Zahnarztpraxis.
Es ist wichtig, dass aktualisierte Anti-Viren-Software auf allen Computern laufen, Systembereiche von Festplatten sind nicht mit anderen geteilt, gefährliche E-Mail-Anhänge werden nie geöffnet usw.
Physische Sicherheit
Üblicherweise Computer in der Zahnarztpraxis werden in Bereichen positioniert, die für die Patienten zugänglich sind. Bildschirmschoner zur Verfügung, die "sperren" ein System, es sei denn, das richtige Passwort eingegeben wird. Verwenden Sie diese auf Maschinen, die von unbeaufsichtigten Patienten in den opera oder Gängen zugegriffen werden könnte. Stellen Sie sicher, dass jeder Computer verfügbar als Hilfestellung für Patienten im Bereich der Rezeption mit dem Rest des Büros keine physische Verbindung hat. Wenn Sie eine drahtlose Hub jeglicher Art verwenden, stellen Sie sicher, dass die Sicherheitsmerkmale Zugriff durch unerwünschte Benutzer zu verhindern, aktiviert sind. Am wichtigsten ist, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen alle nicht-Mitarbeiter Person daran zu hindern, die Computer zugreifen.
Früher oder später wird ein Vorfall in Ihrer Praxis auftreten, die in der Notwendigkeit resultiert für Sie lange und hart um die Sicherheit zu denken deine Daten. Mit der richtigen Planung, Durchführung und Nachbereitung, Daten "Ereignisse" können auf eine ziemlich Routine Art und Weise gehandelt werden, was zu minimalen oder keinen Datenverlust.
Craig Wilson ist der CEO von Compudent Systems Inc ., ein IT-Unternehmen für Zahnarztpraxen in kundenspezifischen Computerinstallationen spezialisiert.