Du bist nicht eine negative Person, noch genießen Sie auf negative Patienten konzentrieren. Jedoch regelmäßig, ist es klug, einen Reality-Check zu tun. Ihre Zahnarztpraxis ist nicht immun gegen die hässlichen Möglichkeit der Unterschlagung. Leider in den letzten Jahren hat es eine alarmierende Zunahme der Unterschlagung Herzeleid gewesen.
Es erübrigt sich zu sagen, ich bin umständlich und zögerlich, diese Informationen zu teilen. Mein Zögern kommt von der Tatsache, dass diese Zeitschrift von denen gelesen wird, wollen sich ebenso wie jene potentielle Diebe zu schützen. Diese Informationen können für beide Lager verwendet werden. Dies wird nicht als "How-to" -Artikel gemeint. Ich muss auf der Prämisse arbeiten, dass Integrität die primäre Motivation für das Lesen dieses Artikels. Doch wenn Sie Ihre Motivation aufgefordert wird, sonst -Denken Sie daran, dass alle Opfer von Unterschlagung sollten darauf vorbereitet sein.
Über alle Mitarbeiter der Folgen - wenn sie gefangen
Automatische Abweisung
Register Verbrechen mit den Behörden
Gesetzlich verfolgen - in vollen Zügen Grad
erfordern Restitution
Seien Sie bereit, zu vergeben & amp; vergessen
Setzen Sie auf professionelle Hilfe und eine strenge Bewährung.
Woher kommt das "E" Word starten?
In der Vorbereitung dieses Artikels I 15 Personen interviewt, die gefangen wurden und verfolgt für Veruntreuung Mittel in der Zahnarztpraxis. Ihre Reue, ihre Rechtfertigung und ihre persönlichen Geschichten sind alle verschieden. Auf die Frage, ihr Denken und Verhalten zu qualifizieren, sie teilten sich die folgenden Zitate:
". Es war nur einfach ein wenig in einer Zeit zu nehmen"
"Dr. ___ Nahm immer Geld aus der Kasse und nie bezahlt sie zurück. Ich glaube, ich hatte das Gefühl, diese Praxis genauso viel Mine als seine war. "
" Dr. .___ Abfälle mehr Geld, als ich je war. "
" Ich dachte, Dr. ___ gab so viel Zahnmedizin weg, dass er sicherlich wasn 't gehen, ein paar Dollar hier und da zu verpassen "
" er hat nie geschätzt, was ich tat, noch würde er eine Gehaltserhöhung ohne mein Betteln bieten -. so dass ich denke, ich habe mich nur eine Gehaltserhöhung. Zum Teufel mit ihm! "
" Eigentlich würde ich gefangen nie gewesen, wenn ich eine Mittagspause nicht genommen. "
Lassen Sie uns über dieses letzte Zitat sprechen. Es ist eine aufschlussreiche, wahre Fallgeschichte.
Diese besondere Rezeptionistin war für etwa 15 Monate im Büro gearbeitet. Sie war die einzige Vollzeit-Rezeption. Einmal in eine Weile würde sie einen Helfer haben. Für den größten Teil lief sie an der Rezeption und alle Praxisberichte zusammengestellt. Eines Tages, als sie weg war, zu Mittag zu essen, klingelte das Telefon. Der Arzt geschah im Gebäude zu sein und schnell beantwortet das Telefon, dachte, es war ein Anruf, den er erwartet hatte. Es war nicht sein Anruf erwartet. Es war ein Patient eine individualisierte Angabe wollen den Empfang personenbezogener Zahlungen an das Amt zu überprüfen. Auch wurde versucht, den Patienten zu qualifizieren, dass sein Sohn die Rezeptionistin $ 100,00 Bargeld gegeben hatte, bei seinem letzten Besuch. Seine letzte Anweisung angegeben einfach ein Restbetrag und der Patient war verwirrt darüber, ob die erhaltenen Zahlungen waren Bargeld, Scheck oder Patienten Versicherung zu überprüfen. Der Arzt dankte dem Patienten und versicherte ihm, dass die individualisierte Angabe und Form der Zahlung Geschichte in der Post sein würde, prompt. Er teilte diese Forderung des Patienten mit der Rezeption, nach ihrer Rückkehr vom Mittagessen. Sie reagierte sofort: "Ich darum kümmern wird. Ich mache den Sohn erinnere mich als $ 100.00 zu geben. "
Am nächsten Tag fragte der Arzt die Rezeptionistin," Wie soll ich die Zahlung Fragen für einen Patienten zu beantworten, wenn ich wieder das Telefon zu holen waren. Zum Beispiel, wie halten wir den Überblick über Barzahlungen? "Der Rezeptionist sagte:" Das ist ganz einfach, würden Sie einfach auf den Kassenbon Buch beziehen oder den Computer Zahlung Eintrag "Sie zeigte dann den Arzt, wie in die und aus der Computer, die eine $ 100.00-Einstellung angezeigt, aber keine Zahlung. Lustige Sache - es gab auch kein Eintrag in der Kassenbon Buch. Natürlich gab sie viele Gründe, warum sie die Transaktion nicht beendet hatte und wieder der Arzt versichert, "ich darum kümmern wird.« Der Arzt lächelte, sagte Dankeschön und in sein Büro ging, wo er seinen Buchhalter angerufen und gesagt, "wir müssen reden."
für die nächste Woche, ein drei-Personen-Team untersucht und bewertet alle Transaktionen für einen Zeitraum von sechs Monaten. Der Beweis war schlüssig ... es einen "Dieb" im Front-Office war. Der Arzt und sein Buchhalter konfrontiert die Rezeption. Sie konnte nicht die dokumentierte Beweise argumentieren. Sie war gefangen. Sie war sicher, dass sie auch weiterhin würden alle Datensätze seit ihrem ersten Tag der Beschäftigung zu prüfen. Das Endergebnis war alarmierend. Über einen Zeitraum von 15 Monaten hatte sie persönlich mehr genommen als $ 50 Tausend aus der Praxis, die dokumentiert wurde. Sie zeigte wenig Reue, das Geld ausgegeben wurde, sie die maximale Verwarnung erhielt und am Boden zerstört ihre Familie Einheit
Von diesem Fall Geschichte und viele andere, hier einige gute Ratschläge.
Seien Sie ein aktiver Führer: Es ist wichtig, dass der Arzt in der Verwaltung der Rezeption teilnehmen. Tat wie Sie über die geschäftliche Seite Ihrer Praxis kümmern und die Business-Systeme zu verstehen, die in Ihrem Büro verwendet werden. Alle Politiken und Praktiken in Bezug Geld in Ihrem Büro zu bearbeiten, müssen Sie Ihre Zustimmung und Genehmigung haben
Ihre Zahlen Bewertung:. Disziplin selbst und eine Routine Überprüfung Ihrer Abschluss und Praxis Statistiken. Erfahren Sie, wie zum Abrufen und Praxis Daten verfolgen. Interpretieren Sie Ihre Zahlen und bestätigen ihre Verarbeitbarkeit und Machbarkeit. In regelmäßigen Abständen unangekündigt einen Tag rekonstruieren. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Patienten verfolgen kann, die in einem bestimmten Tag gesehen haben und auch, wie die Gelder oder Buchungen aufgezeichnet wurden
Überwachen Sie Ihre Kontoauszüge. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie auf Ihrer monatlichen Kontoauszüge sehen. In der Tat, sollten Sie die Person sein, Ihre Kontoauszüge zu öffnen - überprüft sie, und dann ein Drittanbieter-Balance und Konto für die Praxis Scheckbuch haben. Verwenden Sie Ihre Rezeptionistin NICHT für die Praxis Verbindlichkeiten /chequing
Anfrage Abgebrochen Cheques. Es ist wichtig, dass Sie alle stornierten Schecks für ungewöhnliche Mengen, Kreditoren oder Vermerke inspizieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Schecks mit Ihrer Aussage jeden Monat zurück
Überprüfen Rechnungen:.. Nie einen Scheck unterschreiben, ohne seine entsprechende Rechnung Überprüfung
Stuff and Mail: Der Arzt sollte den Scheck, Sachen unterschreiben und den Umschlag versiegeln. Dann haben eine andere Person als die, die Verbindlichkeiten zu machen, Post die Schecks. Idealerweise sollten die Verbindlichkeiten durch den Arzt oder ihre Ehepartner geschickt werden.
A.R. Bewertung: Stellen Sie eine festgelegte Zeit mit Ihrer Rezeptionistin alle im Alter von Konten (wöchentlich /monatlich) zu überprüfen. Schauen Sie sich jedes Konto mit Ihrem Rezeptionistin. Sprechen Sie über die im Alter von Konten und Zahlungsverhalten
Überprüfen Anpassungen:. Mindestens einmal im Monat Überprüfung eine alphabetische Liste aller Abschreibungen, Einstellungen, Vergütungen und schlechte Schulden. Stellen Sie sicher, dass die Rezeption oder Person, die die Debitoren arbeiten in dieser Überprüfung teilnehmen
Budget:. Nehmen Sie eine aktive Rolle im Haushaltsverfahren. Stellen Sie ein Budget für jedes Geschäftsjahr. Überwachen Sie die Ausgaben auf monatlicher Basis. Bewerten Sie Ihre Gemeinkosten und Prozente - pro Kategorie. . Stellen Sie sicher, Ihre Rezeptionistin weiß, dass Sie genau hinsehen, um alle von Kreditoren- und die zurückgegebenen Schecks
Sehen Sie sich das Scheckheft: Wenn jemand anderes ist Ihr zahlbar & amp Eingabe; Einlagengeschäft in den Scheckbuch, machen es zu einem Punkt oft am Scheckbuch zu suchen. Absolut nicht erlauben whiteout im Scheckbuch verwendet werden. Wenn etwas für ungültig erklärt wird, einfach eine Linie durch den Eintrag ziehen ... so kann es immer noch gelesen werden
Bonded & amp. Referenzen: Mitarbeiter, die einzeln beteiligt sind, mit der Praxis Gelder Handhabung sollte verbunden werden. Also, stellen Sie sicher, dass Ihre Praxis Versicherung die Möglichkeit der Unterschlagung Abdeckung anspricht. Schauen Sie sich Referenzen sorgfältig, bevor eine Person die Einstellung Ihr Geld und Praxis Buchhaltung zu behandeln
Quarterly Review. Am Ende eines jeden Quartals eine Überprüfung Zeit mit Ihrem Steuerberater oder einen anderen professionellen Berater einzurichten. Eine dritte Partei kann oft aus den Augen ungewöhnliche Beträge oder Prozentsätze. Wenn ja, können Sie dann vorsichtig ein wenig mehr untersuchen
Cross-Train:. Kein Mensch sollte die totale Kontrolle über Ihre Rezeption ermächtigt werden. Es ist wichtig, dass Sie Cross-Training für die Berichterstattung und einem zusätzlichen Satz von Augen und Ohren. Wenn Sie nicht über eine andere Person zu Cross-Training, dann der Arzt oder der Ehepartner des Arzt sollte sicherstellen, sie das Wesentliche der Rezeption verstehen kann, vor allem die Aufnahme von Geld und die Entsendung von.
Aufschieben "allein" Time : Viele Programme entwickelt werden, wenn die Rezeptionistin allein im Büro ist. Sie können begeistert sein, wenn Sie sie gehen die extra Meile und verbringen zusätzliche Zeit im Büro zu sehen, aber es kann auch sehr gefährlich sein. andere Menschen, die um kann unerlaubte Manipulation von Zahlen, Nachrichten und Berichte abzuschrecken. Auch darauf bestehen, dass Rezeptionisten Urlaub nehmen
Tages Einlagen. Einlagen sind auf einer täglichen Basis zu stellen. Lassen Sie niemals Ablagerungen ansammeln. Alle Buchungen müssen am Tag der Behandlung oder innerhalb von 24 Stunden nach der Behandlung oder jedes Unternehmen Austausch erfolgen
Computer "hideouts". Es ist leicht, die Dinge in den Computer zu verstecken. Haben Sie einen Dritten, der dem Computer zeigen versteht man, wie und wo Gelder oder Unterschlagung Verhalten im Computer maskiert werden konnte. Haben sie Ihnen beibringen, wie Computer Berichte zu interpretieren und wie sie zu Querverweis
Cash-Praxis:. Die vielen Praktiken beitreten, die nur Dienstleistungen für Bargeld zu machen. Dann stellen Sie sicher, dass Ihre Produktion in voller Höhe in Rechnung gestellt geführt wird und dass Ihre Einzahlungsscheine der Produktionsbericht übereinstimmen. Auch hier Ihren Beitrag und die Form der Zahlung empfangen verfolgen -.. Bargeld, Scheck Scheck oder Versicherung
Konsequente Kommunikation zu einigen bedrohlich sein können, aber die meisten Mitarbeiter wollen die Regeln, Vorschriften und Auswirkungen nicht angepaßter Aktivitäten zu wissen
Wie von einem Zahnarzt zu stehlen
Oft Zahnärzte nicht wissen, was zu suchen. In der Tat sind sie besorgt Dinge aus Angst Geist zu zerstören Vertrauen oder Team zu untersuchen. Doch durch kontrollierte Personal Interaktion und private Prüfung Zeit, können Sie besser als Nachsicht. Prävention durch Bewusstsein ist wertvoll und hilfreich. Ich bin immer wieder erstaunt, wie kreativ die Menschen werden kann - um unehrlich zu sein. Folgende Aktivitäten sind wirklich passiert ist. Lassen Sie sie nicht in Ihrer Praxis geschehen:
- Cash-Patienten zu viel berechnet wurden, und die Differenz eingesteckt wurde. (. Querverweis Ihre Kassenbon Buch zur Abrechnung) Sie können keinen Unterschied von Mengen haben
-. Die Mitarbeiter hat das Unternehmen Kreditkarte für den persönlichen Gebrauch verwendet werden. (Vorsichtig Ihre Aussagen überprüfen.)
- Sie nehmen Geld von der Kaution und dann die Einzahlungsbeleg ändern, bevor bei der Bank ankommt. (Stellen Sie sicher, Kontoauszug Einlagen mit der tatsächlichen Sparbuch.) Denken Sie daran, Ihre eigenen Einlagen an die Bank zu nehmen oder haben eine gebundene Service Ihre Einzahlung sammeln
-. Eine neue Bankkonto in der Arzt Name und die Person setzt geöffnet ihre Namen auf der Signaturkarte. Einige Gelder hinterlegt dort für einen späteren Rückzug. (Bitte öffnen Sie alle Kontoauszüge.)
- Schecks wurden fiktive Anbieter gemacht und die Gelder wurden freigegeben wurde, nachdem der Scheck eingelöst wird. (Es ist kooperativ Unterschlagung genannt.)
- Gefälschte Rechnungen haben zu Versicherungen für Freunde und Familien vorgelegt - die dann Versicherung die Zahlung erhalten - zu später geteilt werden. (Versicherungsbetrug ist sehr gefährlich und dumm!)
- Keine Ladedienste haben für Familie und Freunde ohne schriftliche Genehmigung Dr. gepostet. (A Token Zahlung gegeben Danke zu sagen.)
- Schecks für eine vermeintliche Erstattung selbst geschrieben. (Bevor Sie einen persönlichen Scheck Unterzeichnung finden Sie eine angeschlossene Erstattung Form und Warenempfang.)
- Schecks wurden bar aus. Ein bekanntes Gesicht kann mit einem Stempel des Arztes Unterschrift oder Schmieden des Arztes Namen bei einer Bank mit diesem weg erhalten. (Keine Gummi Unterschrift Stempel im Büro haben.)
- Viele US-Dollar, die Tür durch Personal mit der Praxis Porto gehen, Zubehör, Ausrüstung und Unternehmen Zeit. (Machen Sie eine feste politische Erklärung, um alle Ihre Mitarbeiter sorgfältig zu definieren, was richtig ist und ungeeignet.).
- Es ist üblich und leicht zu "borgen" aus der Portokasse oder gegen den Kassenschublade. Stellen Sie sicher, dass Ihr Gegen Geld von Ihrem Portokasse getrennt ist. (Review und balancieren Ihre Portokasse jede Woche und Ihre Gegen Bargeld täglich.)
- Zu häufig überschüssige Vorräte, Medikamente, Geräte und Marketing-Elemente sind bestellt und die zusätzliche Inventar wird nach Hause genommen. (Track Inventar in /out.)
- Blank Kontrollen von Ärzten unterzeichnet worden, als sie die Tür für einen Urlaub oder Konferenz eilen sind. (Es nie tun!)
- Ein Arztehepartner oder Zahn Partner - mit Unterschrift Leistung - ist im Bunde mit einem Personal Person Gelder veruntreuen. (Erfordern zwei Inhaber Signaturen - ein Hauptaktionär zu sein.)
Dies sind nur ein paar Vorsichtsmaßnahmen Sie Unterschlagung verhindern zu helfen, nehmen können. Der Schlüssel ist mit dem Geschäft beteiligt sein. Betonen die Bedeutung der Verantwortlichkeit und Verantwortung mit sich selbst und Personal. Sie müssen wissen, dass Sie Ihre Augen halten und Ohren offen für unangemessenes Verhalten.
Larry Wintersteen ist ein führender Berater, Dozent, Autor und Trainer von dentalen, medizinischen und juristischen Fachleute. Er ist auch ein Praxis-Management-Berater an der Universität von Colorado, Dental School, Denver, CO.